6 tips voor het schrijven van de perfecte e-mail

Wanneer u een zakelijk contact benadert, spreekt u niet alleen namens uzelf maar ook namens uw bedrijfsidentiteit/merk. Zorg dat uw manier van spreken past bij uw huisstijl en merkbeleving.

Formele aanhef:

• Geachte heer Jansen
• Geachte mevrouw Brink
• Geachte heer of mevrouw Bakker
• Geachte heer, mevrouw
• Geachte dames en heren
• Geacht bestuur

Informele aanhef:

• Beste Ronald
• Uw bedrijf breidt uit met een nieuw product of dienst
• Dag Marleen
• Beste collega’s

Wanneer u klanten formeel aanspreekt in de aanhef en u sluit af in de je-vorm kan dit snel negatieve gevoelens bij de ontvanger opwekken.

Voorkom een negatieve indruk

• deze e-mail is niet aandachtig geschreven
• het bericht is een standaard tekst en niet voor mij persoonlijk geschreven
• als dít al slordig is, dan belooft dit niet veel goeds

en zorg voor:

• consequent gebruik van de je- of u-vorm
• goede controle van standaard teksten en sjablonen
• het wekken van vertrouwen in een succesvolle samenwerking

Niets is frustrerender dan een mail lezen met een onoverzichtelijke lap tekst. Deze is namelijk niet vlot te ‘scannen’ waardoor de kern van het bericht lastig te vinden is.

• maak opsommingen niet alleen met een koppelteken en spatie (- ) maar gebruik de opsommingtekens met linker inspringing
• gebruik nummering bij een stappenplan of procesbeschrijving
• schijf in heldere alinea’s met witregels

Opmaak draagt veel bij aan een helder bericht en positieve indruk. Probeer uw bericht echter alleen weloverwogen op te maken om ‘onrust’ te voorkomen.

• gebruik één en hetzelfde lettertype (ook na knippen/plakken!)
• gebruik van dik-gedrukte tussenkopjes
• gekleurde elementen (gebruik met mate!)
• respecteer uw huisstijlkleuren waar mogelijk

Voor wervende mails kan het effectief zijn om nieuwsgierigheid te wekken middels een ‘vager’ of prikkelend onderwerp. Maar wanneer het gaat om een zakelijk voorstel of een praktische update, is het vaak efficiënter om een helder en omschrijvend onderwerp te kiezen, zodat uw ontvanger direct weet waar uw mail over gaat.

• geef uw mail pas ná het opstellen een passend onderwerp
• formuleer de kern van uw boodschap kort en bondig
• gebruik eventueel scheidingstekens zoals ‘-’ of ‘|’, bijvoorbeeld: ‘Opdracht tuinrealisatie | Planning & actiepunten’
• probeer specifiek te zijn, en voorkom onderwerpen als ‘voorstel’ of ‘vraagje’

De afsluiting van uw bericht is net zo belangrijk als de aanhef. Kiest u voor een informele aanhef, dan hoort daar een informele afsluiting bij. ‘Beste Peter’ past bijvoorbeeld goed bij: ‘Met vriendelijke groet’, maar niet bij ‘Hoogachtend’.

• heeft u haast met verzenden? Controleer áltijd de aanhef en afsluiting
• vermeld altijd uw naam, ook als u mailt vanuit een algemeen info@-adres
• wees creatief met uw begroeting; verkoopt u sportkleding? Sluit dan bijvoorbeeld af met ‘Een sportieve groet’ en versterk uw merkbeleving

Tip #7: laat een persoonlijke HTML-handtekening maken

Maak uw bericht persoonlijker en professioneler met een op maat ontworpen handtekening in uw huisstijl.